Консульская легализация документов

Легализация – это подтверждение того, что документ, исходящий от властей государства или составленный при участии этих властей, соответствует законодательству этого государства. Она заключается в удостоверении подлинности подписи должностного лица, подписавшего документ, и печати уполномоченного государственного органа.

В соответствии с международной практикой не требуется легализация паспортов и заменяющих их документов, а также документов, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (счета, документы о перемещении товаров через границу, соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов, таможенные декларации и т.п.).

В случаях, когда граждане Российской Федерации за рубежом устраиваются на работу, поступают в учебные заведения, заключают брак, участвуют в создании юридических лиц (компаний) и т.п., от них могут потребовать представить соответствующие российские документы, например, об образовании, семейном положении, трудовом стаже. Для того, чтобы такие документы признавались и принимались к рассмотрению за границей, как правило, их необходимо легализовать. Такое же требование распространяется на иностранные документы, представляемые в Российской Федерации. Обращаем Ваше внимание на то, что копия иностранного документа или его перевод на русский язык могут быть заверены в нотариальных конторах на территории России только после легализации данного документа в установленном порядке.

Порядок легализации документов российскими консульскими учреждениями установлен Порядком легализации иностранных официальных документов на территориях иностранных государств и формы заявления о легализации иностранного официального документа, утвержденным Приказом МИД России от 10 октября 2024 г. № 21367 (зарегистрирован Минюстом России 20 декабря 2024 г. № 80661).

Форма заявления о легализации иностранного официального документа

Основания для отказа в приеме представленного на легализацию иностранного документа:

не представлен документ, подтверждающий полномочия представителя;
текст иностранного документа не поддается прочтению;
иностранный документ не содержит реквизитов (номер, дата, подпись, печать);
иностранный документ содержит подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные не оговоренные исправления;
иностранный документ исполнен карандашом;
иностранный документ представлен на нескольких листах и не прошит либо прошит и не содержит отметку о заверении (печать органа (организации) и (или) подпись должностного лица органа (организации), выдавших такой документ).

Также в легализации иностранного документа отказывается, а представленный на легализацию иностранный документ возвращается без исполнения при наличии следующих оснований:

иностранный документ противоречит законодательству Российской Федерации или содержание иностранного документа может нанести вред интересам Российской Федерации;
проставленная на иностранном документе подпись иностранного должностного лица и оттиск печати или штампа, которыми скреплен представленный на легализацию иностранный документ, не соответствуют образцам, полученным загранучреждением из компетентного органа государства пребывания загранучреждения.

Документ, подлежащий легализации, выданный иностранным компетентным органом, подлежит заверению в Министерстве иностранных дел государства происхождения документа.

После этого документ представляется для легализации в российское дипломатическое представительство или консульское учреждение.

Заявитель представляет документ, удостоверяющий личность, заявление, и документ, подлежащий легализации.

Консульское должностное лицо для совершения легализации иностранного документа вправе требовать представления его нотариально заверенного перевода на русский язык

За консульскую легализацию документов взыскивается консульский сбор и сбор в возмещение фактических расходов.

Отмена легализации

Процедура легализации может быть отменена положениями международных договоров, в которых участвует Российская Федерация.

В соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных документов, к которой Россия присоединилась 31 мая 1992 года, документы, предназначенные для представления в официальные органы государств-участников Конвенции (список стран-участниц смотрите здесь), удостоверяются в особом упрощенном порядке. В таких случаях прохождение обычной легализационной "цепочки", заканчивающейся в посольствах (консульствах) государств, где документ будет использоваться, не требуется. Вместо этого уполномоченный орган государства, в котором документ был совершен, проставляется специальный штамп - апостиль.

Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступает должностное лицо, подписавшее документ, и подлинность печати и штампа, которыми он скреплен.

Подпись, печать и штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого дополнительного заверения.

Каждое государство-участник Гаагской конвенции само определяет и назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля.

В Российской Федерации апостиль проставляют:

органы юстиции администраций субъектов Российской Федерации – на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в тех же субъектах федерации;
органы ЗАГС администраций субъектов Российской Федерации – на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих от упомянутых органов, а также подведомственных им органов ЗАГС;
отдел документально-справочной работы Комитета по делам архивов Российской Федерации – на документах, выдаваемых центральными государственными архивами Российской Федерации; архивные органы субъектов Российской Федерации – на документах, выдаваемых подведомственными им архивами;
Управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации – на документах, оформляемых по линии прокуратуры.

В соответствии с уведомлением Главного информационно-аналитического центра (ГИАЦ) МВД России от 21 января 2009 года сообщаем, что на основании приказа МВД России от 19 августа 2008 года № 730 "О проставлении апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации", ГИАЦ МВД России и информационные центры МВД, ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации приступили с 1 января 2009 года к исполнению заявлений граждан о проставлении апостиля на справках о наличии (отсутствии) судимости, выписках из реестра дисквалифицированных лиц, а также архивных документах.

Гаагская конвенция не распространяется на документы, совершенные в дипломатических представительствах или консульских учреждениях, а также документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.

Аккредитованные в Российской Федерации консульства государств-участников Гаагской конвенции не проставляют апостиль и не должны осуществлять легализацию документов, составленных властями или при участии властей представляемого государства.

Ряд двусторонних договоров о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, заключенных Российской Федерацией, а также Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам определяют порядок, в соответствии с которым документы, выданные официальными властями одной договаривающейся стороны, рассматриваются как официальные и пользуются на территории другой договаривающейся стороны доказательной силой официальных документов без какого-либо дополнительного удостоверения, то есть без легализации.